Vor dem letzten Arbeitstag
- Verantwortliche Person und Stichtag festlegen – Personalabteilung und IT brauchen denselben Informationsstand.
- Klären, wer Postfach, Dateien und laufende Vorgänge übernimmt.
- Erfassen, welche Geräte, Zugänge zu Drittsystemen und Administratorrechte die Person hat.
Am letzten Arbeitstag
- Anmeldung sperren und aktive Sitzungen widerrufen – das Sperren allein beendet bereits laufende Sitzungen nicht sofort.
- MFA-Methoden und registrierte Geräte entfernen.
- Postfach in ein freigegebenes Postfach umwandeln oder Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz einrichten.
- OneDrive-Dateien an die Nachfolge übergeben.
- Firmengeräte einsammeln und über die Geräteverwaltung zurücksetzen; Firmendaten auf privaten Geräten gezielt löschen.
- Aus Gruppen, Teams und Verteilern entfernen und Besitzrechte übertragen.
In den Wochen danach
- Lizenz freigeben, sobald die Daten gesichert oder übergeben sind.
- Geteilte Passwörter und Zugänge ändern, die die Person kannte.
- Konto nach Ablauf der vereinbarten Frist löschen – unter Beachtung der Aufbewahrungspflichten.
Warum der Prozess wichtiger ist als die Technik
Jeder einzelne Schritt dauert Minuten. Lücken entstehen, weil niemand zuständig ist oder die IT zu spät vom Austritt erfährt. Ein fester Ablauf mit klarer Verantwortung ist deshalb eine der sechs Fragen in unserem Sicherheits-Check.
Stand: November 2026